Een week remote werken in het buitenland, wat kost dat nou?

Onlangs schreven we al over ons jaarlijkse teamuitje: TOV verhuist voor één week naar Wenen! Waarom zul je denken? Omdat we wilden laten zien hoe eenvoudig het is om je bedrijf te runnen vanuit het buitenland, zeker als je gebruik maakt van VoIP telefonie. De enige vereiste om locatie-onafhankelijk goed te kunnen werken, is een vlekkeloze internetverbinding (en natuurlijk de juiste mindset). In dit blog gaan we nu ons digitale nomaden kasboekje met iedereen delen. Wat kost nou een week werken in het buitenland met een team van 8 medewerkers? Aan welke kosten moet je denken wat betreft vervoer, maar ook aan een week lang eten en drinken.

Laten we beginnen met de reis naar Wenen. Al snel was besloten dat we met twee auto’s richting Wenen zouden reizen. De vliegtickets waren in onze periode aan de hoge kant en we hebben dusdanig veel bagage (laptop’s, VoIP toestellen, netwerkapparatuur, etc) bij ons, dat er flink wat extra koffers ingecheckt moesten worden. Reizen over de snelweg was dus de meest interessante optie. Om in Oostenrijk op de weg te mogen rijden, moet je in bezit zijn van een “Autobahnvignet”. Dit Vignet is vergelijkbaar met de Nederlandse Wegenbelasting en geldt dus ook voor toeristen in Oostenrijk. De eerste kosten á € 23,50 waren gemaakt.

Afstand Leeuwarden – Wenen

Van Leeuwarden naar Wenen is in totaal 1200 kilometer. Met een volle tank kan 650 kilometer gereden worden. Éénmaal onderweg tanken zou dus voldoende moeten zijn voor de gehele reis. De ochtend voor vertrek zijn beide auto’s volgegooid. De totale kosten hiervan zijn € 125,- euro. Daarnaast is er onderweg aan de snelweg bijgetankt in Duitsland. Hiervoor is in totaal € 130,02 betaald bij een ARAL-Tankstelle. In totaal € 255,- euro aan benzinekosten voor de heenreis. De terugreis levert een vergelijkbare kostenpost op.

Kilometrage van je leaseauto

Voor de reis hebben we gebruik gemaakt van onze eigen leaseauto’s. Wil je een soortgelijke week in het buitenland gaan doorbrengen? Kijk dan goed naar de voorwaarden van jouw leaseauto. Mag je hiermee zonder problemen naar het buitenland? En heb je genoeg kilometers ingekocht? Veel leaseauto’s werken namelijk met een vooraf bepaalde kilometrage, je wil aan het einde van het jaar niet flink moeten bijbetalen. Kijk dus goed of de kilometers binnen je kilometrage passen. Niet direct een kostenpost maar belangrijk om hier op in te spelen. In ons geval past de rit goed binnen de 25.000 kilometers.

Wilde je vroeger in het buitenland verblijven, dan was een hotel de meest logische optie. Tegenwoordig kiest men steeds vaker voor Airbnb, dit is immers voordeliger en geeft je het gevoel een ‘local’ te zijn. Ook wil je één grote inspirerende ruimte, niet 4 of 8 losse hotelkamers. Na diverse zoekpogingen op deze site en contact te hebben gehad met verschillende verhuurders, is de keuze gevallen op het 300m² Ultimate Urban Loft. Deze voldeed volledig aan onze wensen, namelijk: snel internet, trendy inrichting, voldoende -normale- bedden, een riante keuken voor het ontbijt en diner en gelegen in de binnenstad. De totale prijs voor 7 nachten (8 dagen) was € 3037,- Omgerekend is dit € 54,23 per persoon, per nacht. Het totaalbedrag is overigens inclusief alle Airbnb servicekosten (schoonmaak en BTW).

Het appartement beschikt over een riante keuken met voldoende opslag mogelijkheden. Het leek ons dan ook verstandig om direct op de eerste dag groots in te slaan, mede ook omdat de auto’s voor de rest van de week in een P&R stonden. Dit betekent voldoende broodbeleg, avondeten, frisdrank, bier, koffiebonen, toiletpapier, etc kopen. Het inslaan van deze basisproducten heeft in totaal eenmalig € 196,95 euro gekost. Het appartement waar wij verbleven was overigens niet alleen voor de verhuur, het wordt buiten Airbnb gewoon bewoond. Een groot voordeel hiervan is dat alle basisvoorzieningen aanwezig zijn. Schone handdoeken in overvloed en ook alle denkbare kruiden en sauzen stonden in de keuken. Alles mocht (inclusief het bier in de koelkast) gewoon gebruikt worden.

Daarnaast zijn er dagelijks ook nog boodschappen gehaald bij de Billa en Hofer (Aldi) op de hoek. Vers brood is toch het lekkerst en ook fruit moest regelmatig aangevuld worden. Achteraf was ook 10 liter Griekse yoghurt niet voldoende, want in totaal zijn er 39 bakken doorheen gegaan. De dagelijkse boodschappen bij de verschillende supermarkten hebben in totaal een extra € 302,77 gekost. Dit is inclusief een barbecue avond waar extra vlees en materiaal voor aangeschaft moest worden. Het totaalbedrag aan levensmiddelen komt hiermee op € 499,72.

Een auto in een grote stad kan lastig zijn, laat staan 2. Direct op maandag in dan ook besloten deze voor de hele week te parkeren in een nabij gelegen P&R (slechts € 14,- per auto, per week). Het vervoer richting de supermarkt, stad en evenementen moest dus met de benenwagen, fiets of taxi. Alles in de omgeving van het appartement is uiteraard lopend gedaan. Zonder extra kosten en snel ter plaatse. Ook is het lopen met het hele team de ideale manier om de stad te verkennen en leuk met elkaar in gesprek te zijn. Zo deden de avond wandelingen het team erg goed.

Fiets

Iets verder weg? Dan pak je gewoon de fiets. In Wenen is dit geweldig geregeld met de “Citybike Wien“. Dit zijn fietsen die geplaatst zijn door de hele stad en je 24/7 kan huren. Eenmalig dien je je te registreren maar hierna kan je simpel een fiets huren. De kosten? Het eerste uur gratis, hierna slecht 1 euro per uur. Je hebt ook geen gedoe met kleingeld, want de registratie is gekoppeld aan je creditcard. Dit is echt de ideale manier om de omgeving te verkennen. In totaal is er voor € 10,- euro gebruik gemaakt van de fiets. Wees wel voorzichtig met de fiets want breng je deze niet terug na 5 dagen onafgebroken huren, dan wordt er € 600,- in rekening gebracht op je creditkaart.

Taxi, ideaal met Uber

Niemand van ons team had eerder gebruik gemaakt van Uber. Hoewel er veel over gesproken wordt, is deze dienst in onze woonplaats Leeuwarden niet actief. Hoe leuk is het dan om Uber eens te testen in Wenen. Nou, we zijn erg enthousiast. Doordat meerdere collega’s de App hebben geïnstalleerd, konden iedereen eenvoudig een taxi bestellen. Dit is vooral handig als de groep opgesplitst is en er behoefte is aan vervoer. De kosten per rit vallen erg mee. Een normale Uber taxi (UberX) kost slechts € 8,- euro voor een rit van 14 minuten (5 km). Een busje (UberVAN) voor 7 personen kost voor dezelfde afstand € 16,- Wil je in stijl met UberBLACK? Dan kost de rit je € 18,-

Door elkaar aan te melden bij Uber, kan je eenvoudig gratis tegoed verdienen. Door de code “wkuit” te gebruiken, krijg je de eerste € 10,- euro cadeau. Dit heeft het team vier “gratis” ritten opgeleverd. Daarnaast hebben we in totaal € 89,- euro betaald aan het vervoer via de Uber taxi’s. De dagelijkse ritjes waren erg goedkoop, terug met de taxi na een zaterdagavond uitgaan was in ons geval goed voor een rit van € 38,- In onze ogen vallen de totale Uber kosten reuze mee en is deze manier van vervoer stukken goedkoper dan traditionele taxi’s in grote steden. Is het spits of dus een zaterdagavond? Dan betaal je een hogere prijs.

Naast alle vaste kostenposten die noodzakelijk zijn voor een dergelijk teamuitje, hebben we ook enkele extra kosten gehad. Zo zijn er drie medewerkers geweest die een databundel voor in het buitenland nodig hadden. Achteraf bleek dit zelfs extreem belangrijk te zijn toen er een korte internetstoring was. Door de iPhone’s als hotspot te configureren, konden we de (telefonische) bereikbaarheid garanderen. De kosten voor 1 Gigabyte data waren € 14,95 per medewerker (EU Bundel 1000 MB/min/sms). Ook is er een Samsung Gear 360 graden camera aangeschaft. We wilden toffe video’s maken tijdens de hele trip en dit is goed gelukt. De techniek van 360 camera’s staat op het moment van schrijven nog in de kinderschoenen dus dit was een leuke gadget. De video’s worden gemonteerd tot aftermovie van het mooie avontuur. Voor de camera is € 349,00 betaald.

Woensdagavond was er een voetbalwedstrijd; Oostenrijk tegen IJsland. We zijn hier met het hele team naartoe gegaan en hier de nodige drankjes genuttigd. De wedstrijd was te zien in het gezellig Rathausplatz park en het team was gehuld in oranje t-shirts. Hoewel Nederland niet meespeelt in het EK van 2016, was oranje zo toch goed vertegenwoordigd. Het eten en drinken tijdens deze wedstrijd heeft in totaal € 188,- euro gekost. De zaterdagavond is het team nog uit geweest in de geweldige discotheek Volksgarten. Deze avond mag gerust ‘magistraal’ genoemd worden. Het team praat nog wekelijks over deze geweldige ervaring. Volksgarten is gelegen in een park waardoor je een club en lounge in 1 krijgt. Toffe muziek, leuke mensen en een gemoedelijke sfeer. Mocht je een bezoekje aan Wenen overwegen? Dan is Volksgarten zeker een aanrader! Het bedrijf heeft de entreetickets a € 10,- per persoon betaald. 8 collega’s hebben Volksgarten bezocht a € 80,- euro.

Hiernaast hebben enkele medewerkers ook nog wat kosten gemaakt. Zo moest Iwan zijn ID/Paspoort op het laatste moment nog verlengen. Naast de standaard kosten van € 64,40 heeft hij een spoedtarief moeten betalen waardoor het totaal op € 111,70 kwam. Daarnaast heeft iedereen natuurlijk extra kosten gehad voor een reisverzekering. Dit kon een tijdelijke verzekering zijn maar de meeste medewerkers waren in het bezit van een doorlopende reisverzekering.

In dit blog geven we volledige inzage in de kosten die we als bedrijf hebben gemaakt voor één week remote werken met het hele team. Hieronder een totaaloverzicht van ons kasboekje:

OMSCHRIJVING KOSTENPOST	TOTALE KOSTEN
Autobahnvignet Oostenrijk 10 dagen, 2 stuks	€ 23,50
Tanken in NL + Duitsland heenreis – 2 auto’s	€ 255,02
Tanken in Wenen + Duitsland terugreis – 2 auto’s	€ 255,47
Airbnb appartement – 7 nachten	€ 3037,-
Boodschappen grote voorraad	€ 196,95
Boodschappen dagelijks	€ 302,77
Citybike Wien	€ 10,-
Park and Ride (P&R) – 2 auto’s	€ 28,-
Uber taxi’s – diverse ritten	€ 89,-
Databundels KPN 1 Gigabyte – 3 medewerkers	€ 44,85
Samsung Gear 360 (optioneel)	€ 349,-
Discotheek Volksgarten	€ 80,-
Totaal	€ 4671,56

Hoewel € 4671,56 natuurlijk een groot bedrag is voor een weekje buitenland, kunnen we het iedereen aanraden. Qua teambuilding mag het uitje een groot succes genoemd worden. Ook heeft iedereen 200% inzet laten zien en zijn er geweldige resultaten geboekt. Bij TOV wordt nu dan ook alweer reikhalzend uitgekeken naar volgend jaar, we gaan het namelijk gewoon opnieuw doen. De bestemming is nog niet zeker maar Stockholm (Zweden) en Lissabon (Portugal) worden al veelvuldig genoemd. Mocht je een vergelijkbare trip gaan doen en wat jullie bestemming ook mag worden: Maak er een onvergetelijke week van!

Wil je meer informatie over onze trip? Heb je vragen? Mail ons dan via info@tov.team. Wil je tips over een succesvolle week werken in het buitenland? Lees dan ons blog TOV verhuist voor één week naar Wenen!