TOV verhuist voor één week naar Wenen!

We zullen je in dit blog dan ook alle informatie geven over onze reis, waar we verblijven en zaken waar je rekening mee moet houden als je dit ook wilt doen met jouw bedrijf/team. Wil je weten wat de week ons gekost heeft? We hebben een apart weblog geschreven over ons digitale nomaden kasboekje.

Huh, werken vanuit het buitenland?

Werken vanuit het buitenland? Dat kan toch niet zomaar? In de wereld van VoIP-telefonie (MKB bellen via het internet) bestaan er geen landsgrenzen. De enige vereiste om locatie-onafhankelijk goed te kunnen werken, is een vlekkeloze internetverbinding (en natuurlijk de juiste mindset). Via deze internetverbinding kunnen onze medewerkers al hun dagelijkse taken uitvoeren. VoIP-telefoons hebben geen traditionele (KPN) lijn nodig, je verbindt deze simpelweg met een UTP kabel (of met Wi-Fi als het niet anders kan) en je bent ‘online’. We zijn hierdoor gewoon bereikbaar op ons telefoonnummer, ongeacht waar wij ons bevinden ter wereld.

Ook alle andere diensten die we gebruiken zijn online te benaderen, zoals het online portal mijn.verbonden.nl, Help Scout als ticketsysteem voor e-mail, Slack voor interne communicatie, projectmanagement Wrike, ToDo Wunderlist, bestanden in de cloud via Dropbox, website-chat Slaask, facturatiesysteem WeFact, online bankieren ING Bank, iDeal en andere online betaalmethodes via Mollie, WordPress beheer in ManageWP en ga zo maar door. Deze diensten werken als “Software as a Service”, vaak afgekort als SaaS waardoor je flexibel kan werken.

300m² Ultimate Urban Loft in Wenen

In de zoektocht naar een leuke stad voor de week, kwamen collega’s met de suggestie voor Wenen, Oostenrijk. Niet zozeer omdat ze daar nou zo houden van klassieke muziek of Opera, maar omdat WordCamp Europe 2016 in Wenen georganiseerd wordt. Dit evenement in het weekend van 24-26 juni 2016 is een must voor ieder die bedrijf wat gespecialiseerd is in WordPress. Door de werkweek voorafgaand aan dit evenement door te brengen in een tof appartement, geeft dit ons de kans om in totaal 7 geweldige werkdagen in het buitenland te hebben.

Om goed te kunnen werken, moest het appartement aan een aantal voorwaarden voldoen. De meest belangrijke eis is een stabiele internetverbinding. Voldoende bandbreedte (up- en download) is belangrijk, evenals de uptime van de lijn. Daarnaast moet de plek over voldoende slaapplekken beschikken, en dan bedoelen we geen Ikea slaapbanken. Goede nachtrust is voor iedereen belangrijk dus een normaal bed is een pré. Ook hechten wij veel waarde aan een inspirerende werkomgeving. In ons geval is er dus gekozen voor een luxe loft in hartje centrum. De huurprijs is iets hoger dan bijvoorbeeld een boerderij buitenuit, maar de gezellige sfeer van de binnenstad heeft een positieve uitwerking op het team. Vooral naar huis kunnen lopen na een avondje stappen doet het goed.

Airbnb is een goede plek om je zoektocht te beginnen. Het staat vol met huizen over de gehele wereld die worden aangeboden voor een enkele slaapplek tot volledige huizen. Ook hebben ze sinds kort zakelijke appartementen met essentiële voorzieningen voor zakenreizigers. Je herkent deze aan bovenstaande melding (afbeelding). Kijk verder goed naar de voorzieningen. Zijn er handdoeken beschikbaar voor iedereen? Is er een wasmachine? Kan je gratis parkeren bij het appartement of betaal je de hoofdprijs in een parkeergarage? Kan je 24 uur per dag inchecken? Kortom, genoeg om voorafgaand aan je reis te onderzoeken. Twijfel je over de internetverbinding of netwerkvoorzieningen? Mail de verhuurder en vraag om aanvullende informatie of een screenshot van Speedtest.net.

Een normale werkweek bestaat bij ons uit 40 uur. Dit betekent dat je 40 uur per week “opgescheept” zit met je collega’s. Vertrek je naar het buitenland? Dan wordt dit opgeschroefd naar 168 uren, je bent immers de gehele dag bij elkaar. Hoewel ons appartement groot genoeg is en voldoende terugtrek mogelijkheden biedt, leer je je collega’s op een andere manier kennen. Dit kan positief uitpakken zoals bij ons, het gehele team van beide bedrijven bestaat immers uit dezelfde leeftijdsgroep. Ga je met een grotere club op pad? Of meer differentiatie in leeftijden? Dan dien je goed te kijken naar iedereen zijn wensen en behoeften. Een leuke tijd in het buitenland moet immers voorop staan, goede communicatie is dus wenselijk bij (kleine) strubbelingen.

Voorafgaand aan de week is een document gemaakt met belangrijke zaken. Wat mag er absoluut niet vergeten worden, hoe is de taakverdeling en algemene informatie over Wenen. Door dit soort zaken tijdig te communiceren, voorkom je dat mensen in de laatste dagen nog hun paspoort moeten verlengen (zoals Iwan) of vergeten medicijnen mee te nemen. Door de taakverdeling vooraf te communiceren, voorkom je ‘gedoe’ tijdens je week. Iedereen weet dan ook wie er verantwoordelijk is voor bijvoorbeeld het boodschappen doen, opruimen van de keuken en eten koken. Maar ook afspraken over drankgebruik en hoeveel bagage mee te nemen zijn aan te raden.

Onze reisdag richting Wenen was op een zondag. Dit is handig omdat het dan rustig is op de weg (geen vrachtverkeer) en je geen telefonische ondersteuning hebt op deze dag. Nadeel is wel dat je aankomt in een huis met een lege koelkast en geen boodschappen meer kan doen. Maandagochtend hebben dan ook tweeman sterk direct veel boodschappen ingeslagen bij de Lidl en Aldi (Hofer). Het voordeel van deze winkelketens is dat veel producten overeenkomen met die in Nederland. Zo zijn kaas, kip, grykse yoghurt exact gelijk aan de variant die we kopen in ons eigen land. Dit is vooral handig voor teamleden die proberen op hun voeding te letten en zo ‘vertrouwd’ kunnen eten. De dagelijkse kleinere boodschappen halen we eenvoudig om de hoek, ook omdat de auto geparkeerd staat in een P&R. Je kan dan terecht bij BIlla, Spar of Merkur Markt met ruime openingstijden.

We geven je hier nog enkele handige tips voor een succesvolle week werken in het buitenland. Heb je zelf een geweldige ervaring wat betreft werken in het buitenland met je team? En heb je aanvulling? Laat het ons weten zodat we de lijst kunnen aanvullen.

1 – Let op de bandbreedte van de internetverbinding, Zorg voor voldoende capaciteit en neem genoeg netwerkapparatuur (router/switch/hub) en kabels mee. Bellen via VoIP? Check dan de upload en latency.
2 – Vraag vooraf aan de verhuurder om een screenshot van de internetsnelheid. Ook kan je via Pingtest.net extra informatie krijgen over de lijn.
3- Verbonden gebruikt op kantoor PoE (Power over Ethernet) om de VoIP telefoons van stroom te voorzien. Heb je dit in het buitenland niet? Vergeet je voedingsadapters niet.
4 – Batterijen meenemen kan handig zijn. Medewerkers nemen hun eigen toetsenbord en muis mee en je zal zien dat deze dan net leeg raken.
5 – Neem voldoende stekkerdozen en verlengkabels mee. Ga niet uit van alleen de stopcontacten in het huisje. Iedere remote werkplek neemt bij ons al snel 3 tot 4 stopcontacten in beslag (Macbook, Snom VoIP toestel, Plantronics draadloze headset, iPad/iPhone, etc)
6 – Gebruik je op kantoor een tweede scherm en kan je niet zonder? Tover dan je iPad om in een tweede scherm. Dit kan eenvoudig met de software van Duetdisplay (Mac/Windows).
7 – Neem een Google Chromecast voor afspelen van bijvoorbeeld trainingvideos, presentaties van collega’s of gebruik het voor Netflix.
8 – Neem items met je eigen huisstijl mee. Denk aan banners/banieren, pennen, schrijfblokken om je externe kantoor aan te kleden.
9 – Kijk goed of je appartement beschikt over een eigen parkeergelegenheid. In de binnenstad is dit vaak lastig (lees: duur), zoek dus een voordelige P&R net buiten het centrum. Ga je naar Wenen? Kijk dan bij Park and Ride.

Wil je meer informatie over onze trip? Heb je aanvulling? Mail ons dan via info@tov.team. Benieuwd naar ons huishoudboekje? Bekijk hier een overzicht van alle gemaakte kosten voor een remoteweek!